การพิมพ์
1.คลิก ไฟล์ > พิมพ์ หรือกดแป้น Ctrl+P
2.ดูตัวอย่างก่อนพิมพ์โดยคลิกลูกศร หน้าถัดไป และ หน้าก่อน
หน้าต่างแสดงตัวอย่างจะแสดงตัวอย่างหน้าในรูปแบบขาวดำหรือสี ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ของคุณถ้าคุณไม่พอใจตัวอย่างการพิมพ์ที่ได้เห็น คุณสามารถเปลี่ยนระยะขอบกระดาษ หรือเพิ่มตัวแบ่งหน้าได้
3.คลิก พิมพ์
2 การสร้างกราฟเปรียบเทียบการนำเสนอข้อมูล
ขั้นตอนของการทำกราฟ มีดังนี้
1.คิดวัตถุประสงค์ของการนำเสนอกราฟ
วัตถุประสงค์ของการทำกราฟนั้นมีอยู่ค่อนข้างหลากหลาย ส่วนตัวของผมเองมองว่าที่สำคัญคือเราต้องรู้ว่าเราอยากจะสื่อสารอะไร และถ้าเป็นไปได้ ควรวาดภาพในใจก่อนว่ากราฟควรจะออกมาหน้าตาแบบไหน (ทำในจิตนาการก่อน ค่อยทำใน Excel) วัตถุประสงค์ที่เจอบ่อยๆ เช่น
การเปรียบเทียบข้อมูล ไม่ว่าจะเป็น เทียบระหว่างแต่ละกลุ่ม, เทียบกับมาตรฐาน หรือ เป้าหมายบางอย่าง
-บอกการแจกแจงความถี่ เพื่อให้เห็นการกระจายตัวของข้อมูล
-บอกสัดส่วนขององค์ประกอบ : เพื่อบอกองค์ประกอบว่าแต่ละส่วนมีมากน้อยแค่ไหน
-การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร เช่น การแสดงความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปร 2 ตัว
-บอกแนวโน้ม คาดการณ์อนาคต
-แสดงให้เห็นลำดับเหตุการณ์ หรือ Timeline โครงการ
-อื่นๆ
2.เตรียมข้อมูล
การเตรียมข้อมูลเพื่อการทำกราฟ หลายๆครั้ง เราอาจต้องพึ่งพาความรู้พื้นฐานเหล่านี้ก่อน
-Function พวกที่ใช้เพื่อการสรุปข้อมูล เช่น SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN, SUMIF, COUNTIF
-การใช้ Sort & Filter หรือ Advanced Filter
-การใช้ Pivot Table (เป็นวิธีที่สะดวกมาก แนะนำเลย)
-ปกติแล้ว เรามักจะเตรียมข้อมูลให้เหมือนกับเตรียมฐานข้อมูลตามปกติ คือ
-ใส่ข้อมูลแต่ละ Record (แต่ละราย แต่ละกลุ่ม) แยกไว้คนละแถวกัน
-ใส่การวัดข้อมูลในแต่ละมิติ ไว้แยกคอลัมน์กัน (คล้ายๆกับ Field ข้อมูลใน Database)
-ตรงนี้ไม่ต้องซีเรียส เพราะสามารถปรับแต่งภายหลังได้ง่ายๆ มากๆ ครับ
-ที่สำคัญควรใส่ Label ของข้อมูลให้ครบถ้วยด้วยถ้าเป็นไปได้
3.การสร้างกราฟ
1.เมื่อเรามีข้อมูลเตรียมไว้ในตารางแล้ว ให้เราลาก Selection ครอบคลุมพื้นที่ของข้อมูลทั้งหมด จากนั้นไปที่ Ribbon Insert => Chart => เลือกรูปแบบที่ต้องการตามที่ได้แนะนำไปข้างบน
2.เมื่อเราเลือกรูปแบบกราฟไปแล้ว ถ้ากราฟมันสร้างออกมาสลับแกน x แกน y กับสิ่งที่เราคิดไว้แต่แรก เราสามารถกดปุ่ม Switch Row/Column ที่อยู่บน Ribbon Chart Tools => Design ได้เลยครับ (ต้องคลิ๊กที่ Chart ก่อน Ribbon นี้ถึงจะโผล่มาให้เห็น)
3.บางครั้งเมื่อเราสร้างกราฟแล้ว ต่อไปอยากจะใส่ข้อมูลเพิ่มลงไปอีก มีวิธีง่ายๆ ที่ไม่ต้องเข้าไปนั่งแก้ที่ Select Data เลย นั่นก็คือ สามารถกด Copy ข้อมูลจากตาราง (Ctrl+C) แล้วเลือกที่กราฟ จากนั้นกด Paste (Ctrl+V) ลงไปเลยตรงๆครับ
ในตัวอย่างนี้ ผมเพิ่มทั้งแถวทั้งคอลัมน์ จึงต้อง copy 2 รอบครับ
4.ปรับแต่งกราฟ
ต่อไปเป็นขั้นตอนสุดท้าย นั่นคือการปรับแต่งกราฟ ซึ่งการที่เราจะปรับแต่งกราฟได้นั้น เราต้องรู้จักส่วนประกอบของกราฟซะก่อน
ส่วนประกอบของกราฟ หลักๆ มีดังนี้
1.Chart Area : พื้นที่ของกราฟทั้งหมด
2.Plot Area : พื้นที่ที่มีการพลอตข้อมูลลงไปจริงๆ
3.Label ป้ายกำกับ
-Chart Title : ชื่อกราฟ
-Axis Title : ชื่อแกน
-Horizontal : แกนนอน
-Vertical : แกนตั้ง
-Legend : เพื่อบอกว่าซีรีส์อะไรคืออะไร
-Data Label : บอกค่าของ Data
-Data Table : ตารางข้อมูลต้นฉบับ
4.Axes แกน
-Vertical Axis : แกนตั้ง
-Horizontal Axis : แกนนอน
-Gridlines : เส้นกริด ทั้งทั้งแกนนอนแกนตั้ง และ Major, minor
5.Series คือตัวข้อมูลจริงๆ
-Series Name : ชื่อของข้อมูล
-Series Value : ค่าของข้อมูล
6.Category Label : ชื่อประเภทข้อมูล (มักอยู่ที่แกนนอน)
วิธีที่ง่ายที่สุดที่จะเข้าใจส่วนประกอบของกราฟ ก็คือ ให้ไปที่ Ribbon Layout ที่อยู่ภายใต้ Chart Tools เลยครับ (ต้องเลือกที่กราฟก่อน) ในนั้นจะแบ่งออกเป็นหลายๆ หมวด ดังนี้
1.Current Selection : เอาไว้เลือกส่วนประกอบของกราฟ มีประโยชน์มากเวลามีส่วนประกอบหลายๆ อันบังกันอยู่ ลองคลิ๊กดูแล้วจะรู้ว่าแต่ละส่วนเรียกว่าอะไร
พอเลือกแล้วสามารถกด Format Selection เพื่อปรับแต่งแต่ละส่วนได้อีก
เราสามาถ เพิ่ม/ลด ส่วนประกอบของกราฟได้ โดยไปที่เมนู Ribbon แต่ละอัน เช่น Chart Title, Axis Title, Legend, Data Label แล้วเลือก option จาก Drop down เป็นต้น
3 การออกแบบและตกแต่งกราฟเปรียบเทียบข้อมูล
สามารถสร้างแผนภูมิ ได้อย่างง่ายๆใน Excel โดยการเลือก ข้อมูลที่เราจะใช้ และเลือกรูปแบบของแผนภูมิ ที่ต้องการ โดยไปที่ Chart group ของเมนู Insert ได้เสนอรูปแบบแผนภูมิ หลากหลายให้คุณเลือกใช้ รวมไปถึง แผนภูมิ รูปแบบ Column, line, pine, bar และ แบบ Scatter โดยแต่ละ รูปแบบแผนภูมิ ก็จะมีรูปแบบย่อยๆ ให้เลือกให้เราเลือกได้เพิ่มเติม ก่อนเริ่มทำ แนะนำให้ไปอ่าน การย้ายข้อมูลจากที่เป็นแถว (Row) ให้กลายเป็นหลัก (Column) ใน Excel และ การกำหนดข้อมูลในรูปแบบตารางใน Excel เพื่อเพิ่มความเข้าใจในการสร้างข้อมูลที่ใช้ในการทำแผนภูมิ
หลังจากคุณได้เลือก แผนภูมิแล้ว Excel ได้สร้าง เครื่องมือ Chart tools ให้คุณเลือกใช้ผ่าน เมนู Design, Layout, Format contextual taps โดยเลือกใช้เครื่องมือ Chart tools คุณสามารถเลือก รูปแบบของแผนภูมิ และ Layout และสามารถเปลี่ยน สีโครงสร้างของ แผนภูมิ และรูปแบบ แผนภูมิของคุณได้ และเลือก Layout เพื่อใส่ ชื่อของแผนภูมิ ,ชื่อแกนต่างๆ , คำอธิบาย หรือ ตารางข้อมูล ในแผนภูมิ ตั้งชื่อ และ เขียนคำอธิบายง่ายๆ ด้วย Chart tools.
1.คลิกและลากเพื่อเลือกข้อมูลที่เราต้องการจาก worksheet ที่เราอยากจะเอามาทำแผนภูมิ รวมทั้ง หัวข้อในแถบของ row และ column
2 คลิกที่เมนู Insert
3 คลิกที่ Chart group เพื่อเลือก รูปแบบของแผนภูมิ ที่ต้องการ
4 คลิกเลือก แผนภูมิที่ต้องการ
Excel จะสร้าง แผนภูมิออกมาตามข้อมูลที่เราได้เลือกไว้
ข้อมูลในส่วน Row
ข้อมูลในส่วน Column
สามารถเริ่มใช้งาน ในส่วน Chart tools ได้5 คลิกที่ เมนู Design
6 คลิกเลือก รูปแบบของแผนภูมิที่คุณต้องการที่นี่ Excel ได้สร้าง รูปแบบของแผนภูมิ ตามที่คุณเลือก
7 เลือก Quick Layout ที่อยู่ในกลุ่ม Chart Layers
8 คลิกเพื่อเลือก chart layout.
Excel ได้ทำใส่ Layout ลงใน แผนภูมิของคุณ
9 คลิกขวาที่ชื่อเรื่องของแผนภูมิ หรือ หัวข้อแกนข้อมูล เมนูจะปรากฎขึ้น
10 คลิกเพื่อไขข้อความ
11 พิมพ์แก้ไขข้อความ ที่หัวข้อแผนภูมิหรือหัวข้อแกนข้อมูล
12 คลิก ที่เมนู Switch Row/Column ที่อยู่ในกลุ่ม Data
Excel จะสลับข้อมูลของ Row และ Column
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น