Microsoft Excel เป็นโปรแกรมประเภท Spreadsheet หรือตารางคํานวณอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งออกแบบมาสําหรับบันทึกวิเคราะห์ และแสดงข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในรูปแบบของแผนภาพ หรือรายงาน ซึ่งโปรแกรม Microsoft Excel ยังมีความสามารถในการจัดรูปแบบเอกสารได้สวยงาม และง่ายดายไม่แพ้โปรแกรมอื่นๆ เลยทีเดียว
การบันทึกขอมูลลงในโปรแกรม Microsoft Excel จะบันทึกลงในช่องที่เรียกว่า Cell โดยแต่ละเซลล์ จะอยู่ตารางซึ่งประกอบไปด้วย Row (แถว) และ Column (คอลัมน์) ซึ่งตารางในแต่ละตารางเราเรียกว่า Worksheet และ Worksheet หลายๆ Worksheet รวมกันเราจะเรียกว่า Workbook ซึ่งก็คือไฟล์ของโปรแกรม
โปรแกรม Excel ช่วยให้เราคํานวณตัวเลขในตารางได้ง่าย ๆ ตั้งแต่คณิตศาสตร์ขั้นพื้นฐานไปจนถึงสูตรทางการเงินที่ซับซ้อน และเรายังสามารถใช้ Excel ในการจัดกลุ่มข้อมูล วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงาน และสร้างแผนภูมิได้อีกด้วย
คุณสมบัติของโปรแกรม Excel
โปรแกรม Excel มีคุณสมบัติ ดังต่อไปนี้
1. สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการจัดรูปแบบให้สวยงามน่าอ่าน เช่น การกําหนดสีพื้น การใส่แรเงา การกําหนดลักษณะและสีของเส้นตาราง การจัดวางตําแหน่งของตัวอักษรการกําหนดรูปแบบและสีตัวอักษรเป็นต้น
2. อํานวยความสะดวกในด้านการคํานวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลขและยังมีฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคํานวณอีกมากมาย เช่น การหาผลรวมของตัวเลขจํานวนมาก การหาค่าทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น
3. สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ (Column Chart หรือBar Chart) แผนภูมิเส้น (Line Chart) แผนภูมิวงกลม (Pie Chart) ฯลฯ
4. มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยใหคําแนะนํา ช่วยให้ ผู้ใช้สามารถทํางานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัยเกี่ยวกับวิธีการใช้งานแทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรมก็สามารถขอความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที
5. มีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ขอมูล โดยโปรแกรมมีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ ขอมูล เพื่อทําการแก้ไขหรือทําการแทนที่ข้อมูลได้สะดวกและรวดเร็ว
6. มีความสามารถในการจัดเรียงลําดับข้อมูล โดยเรียงแบบตามลําดับ จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และเรียงย้อนกลับจาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1
7. มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูลซึ่งเปนกลุมของข้อมูลข่าวสารที่ถูกรวบรวมเขาไว้ ด้วยกันในตารางที่อยูใน Worksheet ลักษณะของการเก็บข้อมูลเพื่อใช้เป็นฐานข้อมูลในโปรแกรมตารางงานจะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละแถวของรายการจะเป็นระเบียนหรือเรคอรด (Record) และคอลัมน์จะเป็นไฟล์ (Field)
2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Excel
ส่วนประกอบของ Microsoft Excel
ปกติการเรียกใช้งาน Excel เปิดแฟ้มคือสมุดงานขึ้นมาซึ่งสมุดงานจะประกอบด้วยแผ่นงาน หลาย ๆแผ่นรวมกัน ซึ่งในไฟล์ของสมุดงานแต่ละไฟล์จะมีแผ่นงานได้สุงสุด 255 แผ่นโดยการแทรกแผ่นงาน การแทรกแผ่นงาน คลิกที่คำสั่ง แทรก(Insert) > แผ่นงาน(Work sheet) หรือคลิกที่ชื่อแผ่นงาน(work sheet) แล้วคลิกขวา > คลิกแทรก
โครงสร้างของแผ่นงาน (Work Sheet) จะมีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ โดยมีการแบ่งพื้นที่ทางแนวนอนออเป็นส่วน ๆ เรียกว่า แถว (Row) จะใช้ตัวเลขเป็นตัวระบุตำแหน่งขอแถว เริ่มต้นที่ 1 และสิ้้นสุดที่ 65,536 (ถ้าเป็นExcel 97 จะได้16,384) และแบ่งพื้นที่ทางแนวตั้งออกเป็นส่วน ๆ เรียกว่า สดมภ์Column) จะมีทั้งหมด 256 สดมภ์ โดยจะใช้ตัวอักษรภาษาอักฤษเป็นตัวระบุตำแหน่งเริ่มจาก A – IV สดมน์และแถวมาตัดกันเป็นช่องเล็ก ๆ เรียกว่า เซลล์ (Cell)ซึ่งมีจำนวนเซลล์เท่ากับจำนวนแถวคูณด้วยจำนวนสดมภ์และมีชื่อเรียกตามชื่อคอลัมน์ตามด้วยชื่อแถว เช่น A1หมายถึงอยู่ที่คอลัมน์ Aแถวที่ 1
เมื่อเข้าสู่การทำงานของ Excel แล้วจะปรากฎหน้าต่างการทำงานซึ่งประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังรูป
แถบเครื่องมือ
1. แถบชื่อ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงชื่อ ของโปรแกรมนั้น ซึ่งคือ Microsoft Excel แสดงชื่อของแฟ้มหรือสมุดงานแทน
2. แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงานได้แก่ แฟ้ม(File) แก้ไข(Edit) มุมมอง(View) แทรก(Insert) รูปแบบ(Format) เครื่องมือ(Tool) ข้อมูล(Data) หน้าต่าง(Window) ตัวช่วย(Help)
3. แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหับสั่งให้ Microsoft Excel ทำงานในเรื่องต่าง ๆ ได้แก่
3.1 แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar)
3.2 แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formating Tool Bar)
3.3 แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tppl Bar)
4. แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล
5. แถบชีตงาน (Sheet Bar) แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่
6. แถบสถานะ (Status Bar) เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานของ Excel และแป้นพิมพ์
7. แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย – ขวา หรือ เลื่อนขึ้น – ลง
8. ตัวชี้เซลล์ (Active Cell) คือเซลลืที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น เซลล์ที่เป็นแอกทีพเซลล์จะมีเส้นกรอบแบบสีดำล้อมรอบอยู่
9. สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟล์ที่สร้างจากExcel ซึ่งประกอบ Work sheet หลายแผ่นมารวมกัน
10. แผ่นงาน(Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็ฯกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตร
3 การกำหนดขอบเขตของข้อมูล
1.เมื่อเราได้ข้อมูลที่เราต้องการพิมพ์เรียบร้อยแล้ว ให้ลากเม้าส์ในบริเวณที่เราต้องการพิมพ์
2.file --->Print Area--->Set Pring Area ขั้นตอนนี้เราจะเห็นเส้นปะเกิดขึ้นนั่นคือ ขอบเขตของการพิมพ์ต่อ 1 หน้า
ถ้าข้อมูลของเราต้องพิมพ์แบบกระดาษแนวนอนให้เลือกที่ file ---> page setup ---> Landscape
3.ลองกด flie--->Print Preview หรือจะเลือกสัญลักษณ์ตามรูปด้านล่างก็ได้ค่ะ ขั้นตอนนี้เป็นการดูตัวอย่างก่อนพิมพ์
4.สั่งพิมพ์ได้เลยค่ะ
ถ้าเราต้องการพิมพ์ตารางตัวอย่าง 2 ตาราง เราก็กำหนดขอบเขตการพิมพ์เป็น 2 ตารางได้เลยค่ะ
4 การคำนวณและการใช้สูตรฟังก์ชัน
Excel ทำสิ่งเหล่านี้โดยใช้สูตรในเซลล์ สูตรจะดำเนินการการคำนวณหรือการดำเนินการอื่นๆ บนข้อมูลในเวิร์กชีตของคุณ สูตรจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เสมอ ซึ่งอาจตามด้วยตัวเลข ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ (เช่น เครื่องหมาย + หรือ - สำหรับการบวกหรือการลบ) และ ฟังก์ชัน Excel ที่มีอยู่ภายใน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของสูตร
ตัวอย่างเช่น สูตรต่อไปนี้จะคูณ 2 ด้วย 3 แล้วจึงบวก 5 เข้ากับผลลัพธ์ที่ได้ก็จะได้คำตอบเท่ากับ 11=2*3+5
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างเพิ่มเติมบางตัวอย่างที่คุณสามารถใส่ลงในเวิร์กชีตได้
=A1+A2+A3 บวกค่าในเซลล์ A1, A2 และ A3
=SUM(A1:A10) ใช้ ฟังก์ชัน SUM เพื่อคืนค่าผลรวมของค่าใน A1 ถึง A10
=TODAY() จะคืนค่าวันที่ปัจจุบัน
=UPPER(”hello”) แปลงข้อความ “hello” เป็น “HELLO” แปลงข้อความ “hello” เป็น “HELLO” โดยใช้ฟังก์ชัน UPPER
=IF(A1>0) ใช้ ฟังก์ชัน IF เพื่อทดสอบเซลล์ A1 เพื่อตรวจสอบว่าเซลล์มีค่าที่มากกว่า 0
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น