สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่
1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก ใหม่
2.ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่
3.เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์
4.คลิก สร้าง
ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล
สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่
1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก เปิด
2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด
3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง
ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล
ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง
เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่คุณสามารถเริ่มใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการของคุณก็ได้ Office Access 2007 มาพร้อมกับเทมเพลตตารางต่อไปนี้ ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับรายการ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีชื่อเดียวกัน:
ที่ติดต่อ ตารางสำหรับการจัดการข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล URL ของเว็บเพจ และสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญาการให้บริการและรูปภาพ
งาน ตารางสำหรับการติดตามงาน ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา
ปัญหา ตารางสำหรับการติดตามปัญหา ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูล Memo แบบผนวกเท่านั้น ซึ่งจะเก็บประวัติของค่าเขตข้อมูลเก่า
เหตุการณ์ ตารางสำหรับการจัดการเหตุการณ์ ซึ่งรวมเขตข้อมูล Memo แบบ Rich Text และเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา
สินทรัพย์ ตารางสำหรับการจัดการสินทรัพย์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมเขตข้อมูลสกุลเงินสองเขตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้
หลังจากที่คุณสร้างตารางโดยใช้เทมเพลตตาราง คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเพิ่มลงในตารางใดก็ได้ในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ให้ดูในส่วน เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้
สร้างตารางใหม่โดยใช้เทมเพลตตาราง
1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office แล้วคลิก เปิด
2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง
3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ
บันทึกตาราง
หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์
1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S
2.ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง
2 ตัวช่วยสร้างรายงาน
เครื่องมือรายงานแสดงวิธีเร็วที่สุดสำหรับคุณสามารถสร้างรายงาน เนื่องจากนั้นสร้างรายงานในทันทีโดยไม่ต้องพร้อมท์ให้คุณสำหรับข้อมูล รายงานแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม เครื่องมือรายงานไม่สามารถสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย สวยงามที่คุณต้องการแก้ไข แต่จะเป็นประโยชน์มากมายค่อนข้างเป็นวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว แล้วคุณสามารถบันทึกรายงาน และปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อที่จะทำหน้าที่วัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น
1.ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการพื้นฐานของรายงาน
2.บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกรายงาน Access สร้างรายงาน และแสดงในมุมมองเค้าโครง
3.สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดู และพิมพ์รายงานของคุณ ดูส่วนมุมมอง พิมพ์ หรือส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล
หลังจากการดูรายงาน คุณสามารถบันทึก และปิดทั้งรายงาน และตาราง หรือแบบสอบถามที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนแล้ว ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ
3 รายงานอัตโนมัติแบบเรียงเป็นแนว
1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน
2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ทำ Report
3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มรายงาน สักครู่หนึ่ง Access จะสร้างรายงาน และแสดงให้ดูในวินโดว์ Print Preview
ในจังหวะนี้คุณสามารถสั่งให้บันทึก , พิมพ์ หรือปิดรายงานนี้ได้ หรือจะเปลี่ยนกลับมายัง มุมมอง Design เพื่อแก้ไขก็ได้
การแสดง Report ที่สร้างจาก Auto Report: Tabular Wizard
เป็นเครื่องมือช่วยสร้างรีพอร์ตที่มีรูปแบบซับซ้อนขึ้น และตรงกับความต้องการมากกว่าการสร้างด้วย Auto Report คุณสามารถเลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะน ามาใช้ ในรีพอร์ต และกำหนดรูปแบบพื้นหลังรวมทั้งตัวอักษร ได้ โดยนำเทเบิล หรือ Query หรือทั้งเทเบิล และ Query มาใช้เป็นแหล่งข้อมูลของรีพอร์ตได้มากกว่า 1 แหล่ง (ในขณะที่ Auto Report จะกำหนดแหล่งข้อมูลได้เพียง
1 เทเบิล หรือ 1Query เท่านั้น ) โดยวิธีการสร้าง สามารถทำได้โดย
1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน
2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report
3. น าเมาส์คลิกที่ปุ่ม จากนั้นจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานขึ้นมาให้เรา เลือกกำหนดในส่วนของเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก และสามารถเพิ่มเติมในส่วนของตารางอื่น หรือ Query อื่นเข้ามาในส่วนของการเลือกเขตข้อมูลได้ เลือกตาราง หรือ Query ที่จะ นำข้อมูลมาท ารายงาน 112
4. หลังจากที่เลือกเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้วจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานให้เราเลือกรูปแบบ การแสดงข้อมูล โดยหากเรามีตารางมากกว่า 1 ตาราง เราสามารถเลือกรูปแบบการแสดงของ ข้อมูลตามลำดับของตารางใดตารางหนึ่งเป็นหลักได้
5. เราสามารถเลือกก าหนดให้แสดงผลรายงาน ในรูปแบบการแบ่งเป็นกลุ่มตามเงื่อนไขที่กำหนด ได้ โดยเลือกจากรายการทางด้านซ้าย แล้วคลิกที่ปุ่ม เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการแบ่งกลุ่ม เลือกตารางที่ต้องการให้ แสดงข้อมูลตามลำดับของ ตารางใดให้เป็นตารางหลัก ของการแสดงข้อมูล เลือกเขตข้อมูลที่ ต้องการจากนั้น คลิกที่ปุ่ม 113
6. โปรแกรมจะให้เราก าหนดการจัดเรียงลำดับ โดยให้เราเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียงลำดับ ตามต้องการ และสามารถเลือกรูปแบบการจัดเรียง จากน้อยไปหามาก หรือเลือกการจัดเรียงจาก มากไปหาน้อย
7. โปรแกรมจะให้เราเลือกกำหนดการจัดวางเค้าโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพ ตัวอย่างทางด้านซ้ายมือ และกำหนดให้เราเลือกการวางแนวของเอกสารว่าจะให้วางแนว ลักษณะใด เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง เลือกรูปแบบการจัดเรียง หรือ เลือกการวางเค้าโครง เลือกการวางแนวเอกสาร 114
8. โปรแกรมจะให้เราเลือกลักษณะที่ต้องการให้แสดง โดยจะแสดงลักษณะตัวอย่างทางด้าน ซ้ายมือ
9. โปรแกรมจะให้ก าหนดชื่อรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่มเสร็จ
4 รายงานอัตโนมัติแบบตาราง
ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูล แต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของชื่อเรื่องตาราง เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนมักเรียกว่า แถวหรืออินสแตนซ์ แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของชื่อเรื่องตาราง เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล หนึ่งรูปแบบ เขตข้อมูลมักเรียกว่า คอลัมน์หรือแอตทริบิวต์
เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com ค่าเขตข้อมูลมักเรียกว่า fact
1. ระเบียน
2. เขตข้อมูล
3. ค่าเขตข้อมูล
ฐานข้อมูลสามารถมีตารางได้หลายตาราง ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์
คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล
ตารางและเขตข้อมูลจะมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมฟีเจอร์หรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย
ตารางจะเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ
1. คุณสมบัติของตาราง
2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล
ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางจะเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้น
คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งฟีเจอร์ของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล
5 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม
การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเอง และสามารถกำหนดหน้า Form ได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ
1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)
2. เมื่อเลือกเสร็จแล้วจะเป็นหน้าจอเปล่าๆ ที่เป็น Form ซึ่งเราสามารถสร้างเครื่องมือหรือ ปุ่มต่างๆตามที่โปรแกรมให้ บน Tool box แถบด้านบน
3. ลองให้ Form เรียก Form กรอกข้อมูลขึ้นมา โดยเริ่มที่การเลือกปุ่มเพื่อให้ปุ่มเรียกหน้า Form อื่นขึ้นมา
4.หน้าต่างตัวช่วยสร้าง ปุ่ม Command Button Wizard ให้นักเรียนเลือก Form Operation --> Open Form เพื่อให้ปุ่มนั้นเปิด Form ที่ต้องการ
5. เลือก Form ที่ต้องการ เพื่อให้ปุ่มเราเรียกหน้าจอนั้นขึ้นมา
ในฐานข้อมูลจะต้องมีการควบคุมดูแลการทำงาน ตลอดจนการควบคุมความปลอดภัยของข้อมูล ฐานข้อมูล ในบทนี้จึงจะได้กล่าวถึงการควบคุมการใช้ระบบฐานข้อมูล ทั้งในแง่ความปลอดภัยและความบูรณภาพของข้อมูล
การควบคุมการใช้ระบบฐานข้อมูล
ในการควบคุมการใช้ระบบข้อมูล จะพิจารณาในเรื่องของ การบำรุงรักษาระบบ และการป้องกันข้อมูลในระบบ ดังนี้
1.การบำรุงรักษาระบบ ได้แก่
1.1การควบคุมการใช้งาน เพื่อให้การใช้งานในระบบเป็นไปอย่างมี ประสิทธิภาพเช่น การตรวจเช็คขนาดของแฟ้มข้อมูลต่างๆ กับขนาดเนื้อที่ของสื่อบันทึกข้อมูลที่มีใช้อยู่ อัตราการอ่าน/บันทึกข้อมูลในสื่อบันทึก ทั้งนี้เพื่อให้การจัดการข้อมูลในระบบมีประสิทธิภาพ และสามารถรองรับการขยายของฐานข้อมูลต่อไปได้
1.2การปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงการใช้งานในระบบ เพื่อปรับปรุงการทำงานของ ระบบไปตามที่ผู้ใช้ต้องการ โดยใช้เทคโนโลยีหรือวิธีที่เหมาะสม เช่น อาจต้องเพิ่มเติมอุปกรณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
1.3การวางแผน เพื่อจัดให้ระบบมีความเหมาะสมกับการใช้งาน และการขยายตัวของ หน่วยงานในอนาคต
2.การป้องกันข้อมูล ได้แก่
2.1การป้องกันการเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวเลขจำนวนเงิน เป็นต้น
2.2 การป้องกันการทำลายข้อมูล โดยการแก้ไขหรือลบข้อมูลที่จำเป็นต่อการใช้งาน
2.3 การป้องกันความผิดพลาดของระบบ ระบบที่ทำงานผิดพลาดก็มีส่วนทำให้ระบบ ฐานข้อมูลเกิดข้อผิดพลาด ข้อมูลเสียหายได้
ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
การจัดระบบความปลอดภัยของข้อมูล จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะช่วยป้องกันทั้งผู้ใช้ภายในและภายนอกหน่วยงาน มิให้มาทำลายข้อมูลในระบบ อาจจะโดยตั้งใจหรือไม่เจตนาก็ตาม จะมีวิธีการป้องกันข้อมูล ด้วยวิธีต่างๆ กันไก้แก่
1. การป้องกันทางกายภาพ ได้แก่ การจัดเก็บรักษาสื่อที่ใช้ในการเก็บข้อมูลต่างๆ ด้วยวิธีการ ด้วยวิธีเหมาะสม
. 2. การป้องกันการเข้าถึงข้อมูล ได้แก่ การควบคุมค่าข้อมูลใดที่เป็นความลับ จะต้องจัดวีการ ตรวจสอบ เมื่อมีการเรียกใช้ข้อมูลนั้นๆ
3.การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลแก่ผู้ใช้ ทั้งนี้ผู้บริหารฐานข้อมูลจะเป็นผู้ระบุสิทธิการใช้ข้อมูล ซึ่งแบ่งได้เป็น
3.1การกำหนดบัญชีผู้ใช้ (User Account) และตั้งรหัสผ่าน (Password) ซึ่งผู้บริหาร ฐานข้อมูลจะเป็นผู้กำหนดขึ้นมาให้กับผู้ใช้แต่ละคน จึงเป็นการป้องกันการขโมยใช้บัญชีอื่น
3.2การให้สิทธิ์และยกเลิกสิทธิของผู้ใช้ ด้วยคำสั่งในภาษา SQL คือ การที่ผู้บริหาร ฐานข้อมูลมีอำนาจในการให้สิทธิ หรือยกเลิกของผู้ใช้ ในการใช้ข้อมูลในตาราง ด้วยการใช้คำสั่ง GRANT และ REVOKE ในภาษา SQL ซึ่งสามารถอธิบายรายละเอียดได้ ดังนี้
ความบูรณภาพของข้อมูล (Data Integrity)
ความบูรณภาพของข้อมูล คือ การควบคุมความถูกต้องของข้อมูลไม่ว่าจะกระทำการใดๆ กับข้อมูลในระบบก็ตาม ผลลัพธ์ที่ได้จะต้องถูกต้องตามข้อกำหนดที่ระบบไว้เสมอ ในการกำหนดความบูรณภาพของข้อมูล สามารถสรุปได้ ดังนี้
1.ความบูรณภาพของเค้าร่างฐานข้อมูล เป็นข้อจำกัดเกี่ยวกับโครงสร้างของข้อมูล ได้แก่ คีย์ ต่างๆ, ประเภทของข้อมูล, การกำหนดโดเมน (Domain) หรือขอบเขตของข้อมูลในแต่ละแอททริบิวต์ ตลอดจนความสัมพันธ์ระหว่างรีเลชัน เป็นต้น
2.ความบูรณภาพของการอ้างอิง ระหว่างคีย์นอกของรีเลชันหนึ่งกับคีย์หลักในอีกรีเลชันหนึ่ง
3.ความบูรณภาพของการขึ้นต่อกัน ถ้าในระบบได้ออกแบบให้ชื่อนักศึกษา ขึ้นกับรหัส ประจำตัวนักศึกษาแล้ว จะไม่สามารถมีนักศึกษาคนใดที่มีรหัสประจำตัวซ้ำกันได้เป็นต้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น