บทที่12 การแก้ไข ตกแต่ง และการฉายสไลด์จากโปรแกรมการนำเสนอผลงาน

1 การแก้ไขและลบรูปแบบสไลด์
เพิ่มสไลด์ใหม่
  1.บนแท็บ มุมมอง ให้คลิก ปกติ

  2.ในบานหน้าต่างรูปขนาดย่อของสไลด์ทางด้านซ้าย ให้คลิกสไลด์ที่คุณต้องการวางสไลด์ใหม่ถัดไป
  3.บนแท็บ หน้าแรก ให้คลิก สไลด์ใหม่

  4.ในแกลเลอรีของเค้าโครง คลิกเค้าโครงที่คุณต้องการสำหรับสไลด์ของคุณใหม่ แต่ละตัวเลือกในแกลเลอรีมีเค้าโครงสไลด์ต่าง ๆ ที่อาจประกอบด้วยพื้นที่ที่สำรองไว้สำหรับข้อความ วิดีโอ รูปภาพ แผนภูมิ รูปร่าง ปะ พื้นหลัง และจัดรูปแบบ เช่นธีมสี ฟอนต์ เอฟเฟ็กต์ของธีม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเค้าโครงสไลด์
  5.ภาพนิ่งของคุณใหม่จะถูกแทรก และคุณสามารถคลิกภายในพื้นที่สำรองไว้เพื่อเริ่มเพิ่มเนื้อหา

จัดเรียงลำดับของสไลด์ใหม่
  ในบานหน้าต่างทางด้านซ้าย ให้คลิกรูปขนาดย่อของสไลด์ที่คุณต้องการย้าย แล้วลากไปยังตำแหน่งใหม่

ลบสไลด์
  ในบานหน้าต่างทางด้านซ้าย คลิกขวาที่รูปขนาดย่อของสไลด์ที่คุณต้องการลบ (กดค้าง CTRL เมื่อต้องการเลือกหลายสไลด์), แล้ว คลิ กลบสไลด์

2 การเพิ่มฉากหลังสไลด์ ตกแต่งสไลด์
  เมื่อต้องการระบุว่า งานนำเสนอของคุณเป็นสำเนาแบบร่าง เพิ่มข้อความลายน้ำ "แบบร่าง" ลงในพื้นหลังของสไลด์ของคุณ คุณสามารถเพิ่มข้อความอื่น ๆ เช่น "บริษัทเป็นความลับ บริษัทของคุณชื่อ หรือกล่องผลลัพธ์ควรเป็นอื่นที่คุณต้องการ

  1.คลิก มุมมอง > ต้นแบบสไลด์
  2.ในมุมมอง ต้นแบบสไลด์ ที่ด้านบนของบานหน้าต่างรูปขนาดย่อที่อยู่ด้านซ้าย ให้เลือกต้นแบบสไลด์
  3.เลือก แทรก >กล่องข้อความ จากนั้นบนต้นแบบสไลด์ คลิ กและลากเพื่อวาดกล่องข้อความ

  4.พิมพ์ข้อความลายน้ำ (เช่น "แบบร่าง") ในกล่องข้อความ นั้นแล้ว เลือกข้อความ
  5.บนตัว จัดรูปแบบ tab เลือกสีเติมฟอนต์อ่อน และทำการเปลี่ยนแปลงอื่น ๆ ที่คุณต้องการฟอนต์และสไตล์
  6.ในการเปลี่ยนตำแหน่งของลายน้ำ ให้คลิกที่กล่องข้อความ จากนั้น เมื่อตัวชี้กลายเป็น ลูกศรสี่หัว ให้ลากกล่องข้อความไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ
  7.เมื่อคุณพอใจกับข้อความลายน้ำ คลิกกล่องข้อความ คลิกที่แท็บรูปแบบ >ส่งไปข้างหลัง แล้ว คลิกส่งไปไว้ข้างหลัง

3 การกำหนดสีพื้นหลังสไลด์
  1.คลิกขวาสไลด์ที่คุณต้องการเพิ่มสีพื้นหลัง จากนั้น คลิกจัดรูปแบบพื้นหลัง >สีเติมแบบทึบ
  2.เลือกสี จากนั้น เลือกสีที่คุณต้องการ

  3.เมื่อต้องการเปลี่ยนความโปร่งใสของพื้นหลัง ให้ปรับตัวเลื่อน ความโปร่งใส
คุณสามารถปรับเปอร์เซ็นต์ของความโปร่งใสได้ตั้งแต่ 0% (ทึบแสงสูงสุด ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น) ไปจนถึง 100% (โปร่งใสสูงสุด)
  4.เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
        -เมื่อต้องการใช้สีกับภาพนิ่งที่คุณเลือก เลือกปิด
        -เมื่อต้องการใช้สีกับภาพนิ่งในงานนำเสนอของคุณทั้งหมด เลือกนำไปใช้กับทั้งหมด

เมื่อต้องการนำสีไล่ระดับไปใช้กับพื้นหลังของสไลด์ ให้ทำดังต่อไปนี้
  1.คลิกขวาสไลด์ที่คุณต้อง การเพิ่มสีพื้นหลังการไล่ระดับสีแล้ว เลือกพื้นหลังรูปแบบ >สีเติมไล่ระดับ
  2.เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
        -เมื่อต้องการใช้สีที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ชนิด และทิศทางของการไล่ระดับสี ให้คลิก การไล่ระดับสีที่กำหนดไว้ แล้วเลือกตัวเลือกที่ต้องการ

  3.เมื่อต้องการกำหนดแบบแผนชุดสีไล่ระดับเอง ให้ทำดังนี้
        -ภายใต้จุดเปลี่ยนการไล่ระดับสี เลือกหยุดการไล่ระดับแรก (แสดงด้วยหมายเลข1 ในไดอะแกรมด้านล่าง)
        -คลิกสี ลูกศรลง และเลือกสีของธีม หรือสีมาตรฐาน

        -เมื่อต้องการปรับความครอบคลุมสีไล่ระดับ คลิ กและลากการหยุดไปทางขวาหรือซ้าย หรือคุณสามารถตั้งค่าเปอร์เซ็นต์แบบเพิ่มเติมได้ ด้วยการย้ายตำแหน่ง ขี้นและลงเพื่อเปอร์เซ็นต์ที่คุณต้องการ
        -ทำแบบเดียวกันสำหรับใด ๆ อื่น ๆ ไล่ระดับสี (แสดงไว้ 4 ในไดอะแกรมตัวอย่างด้านบน)
  4.ปรับ ความสว่าง ตามต้องการ
  5.เมื่อต้องการเปลี่ยนความโปร่งใสของพื้นหลัง ให้ปรับตัวเลื่อน ความโปร่งใส
คุณสามารถปรับเปอร์เซ็นต์ของความโปร่งใสได้ตั้งแต่ 0% (ทึบแสงสูงสุด ซึ่งเป็นค่าเริ่มต้น) ไปจนถึง 100% (โปร่งใสสูงสุด)
  6.เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
        -เมื่อต้องการใช้สีเฉพาะกับภาพนิ่งที่เลือก ให้คลิก ปิด
        -เมื่อต้องการใช้สีกับภาพนิ่งทั้งหมด ให้คลิก นำไปใช้กับทั้งหมด

4 การกำหนดลักษณะของการเปลี่ยนภาพฉายสไลด์
  1.ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในมุมมองปกติ (บนแท็บ มุมมอง คลิก ปกติ) จากนั้นคลิกแท็บ ออกแบบ แล้วคลิก ขนาดสไลด์ ในกลุ่ม กำหนดเอง

  2.คลิก มาตรฐาน (4:3) หรือ จอกว้าง (16:9)
  หมายเหตุ: เมื่อ PowerPoint ไม่สามารถวัดขนาดเนื้อหาของคุณได้โดยอัตโนมัติ โปรแกรมจะเสนอตัวเลือก 2 ตัวเลือกให้คุณ ดังนี้
  ขยายใหญ่สุด: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเพิ่มขนาดเนื้อหาของสไลด์ของคุณเมื่อคุณกำลังเพิ่มขนาดสไลด์ให้ใหญ่ขึ้น การเลือกตัวเลือกนี้อาจทำให้เนื้อหาของคุณไม่พอดีกับสไลด์
  ให้พอดี: เลือกตัวเลือกนี้เพื่อลดขนาดเนื้อหาของคุณเมื่อคุณลดขนาดสไลด์ให้เล็กลง การกระทำนี้อาจทำให้เนื้อหาของคุณดูเล็กลง แต่คุณจะสามารถเห็นเนื้อหาทั้งหมดบนสไลด์ของคุณได้

ปรับขนาดสไลด์ของคุณเป็นขนาดแบบกำหนดเองและอื่น ๆ ทั่วไปกระดาษและหน้าจอขนาด รวมถึงเค้าร่าง
  1.ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในมุมมองปกติ (บนแท็บ มุมมอง คลิก ปกติ) จากนั้นบนแท็บ ออกแบบ คลิก ขนาดสไลด์ แล้วคลิก ขนาดสไลด์แบบกำหนดเอง

  หมายเหตุ: ยังสามารถใช้งานปุ่ม ขนาดสไลด์ ได้ในมุมมอง ต้นแบบภาพนิ่ง บนแท็บ ต้นแบบภาพนิ่ง
 
  2.เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้ในกล่อง ขนาดสไลด์
        -ตั้งค่าขนาดความสูงและความกว้าง และการวางแนว
        -คลิกลูกศรลงที่อยู่ถัดจาก ขนาดสไลด์สำหรับ แล้วเลือกตัวเลือก
  ทั้งสองตัวเลือกนี้จะมีอัตราส่วนเดียวกัน ดังนั้นจึงมีลักษณะเดียวกันกับมุมมองปกติ เนื่องจากเราปรับการย่อ/ขยายโดยอัตโนมัติได้ แบบจอกว้าง (13.333 x 7.5 นิ้ว) จะให้พื้นที่ผิวสำหรับเนื้อหาของสไลด์มากขึ้น จึงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการนำเสนอ อย่างไรก็ตาม ยังมีสิ่งที่จะต้องพิจารณา นั่นคือ แบบหน้าจอกว้าง (13.333 x 7.5 นิ้ว) จะไม่พอดีกับแผ่นงานของกระดาษขนาด 8.5 x 11 ยกเว้นคุณจะทำการปรับขนาด

        -ตัวเลือกบริหาร ให้มีอัตราส่วนกว้างยาวมากใกล้กับขนาดภาพนิ่ง 4:3 มาตรฐาน

ทำให้ขนาดของสไลด์ใหม่เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับงานนำเสนอใหม่
  1.ขั้นแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในมุมมองปกติ (บนแท็บ มุมมอง คลิก ปกติ) จากนั้นบนแท็บ ออกแบบ คลิก ขนาดสไลด์ แล้วคลิก ขนาดสไลด์แบบกำหนดเอง

  2.ทำตามขั้นตอนในส่วนด้านบนเพื่อเลือกขนาดสไลด์ที่คุณต้องการ
  3.บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิกลูกศร เพิ่มเติม ที่มุมล่างขวาของกลุ่ม ธีม

  4.เลือก บันทึกธีมปัจจุบัน
  5.ตั้งชื่อธีมของคุณด้วยชื่อที่คุณจะจดจำได้ง่าย แล้วคลิก บันทึก
  6.บนแท็บ ออกแบบ ให้คลิกลูกศร เพิ่มเติม อีกครั้งที่มุมล่างขวาของกลุ่ม ธีม คุณจะเห็นธีมที่คุณเพิ่งบันทึกภายใต้กลุ่ม กำหนดเอง
  7.คลิกขวาที่ธีมแบบกำหนดเองใหม่ของคุณ แล้วเลือก ตั้งเป็นธีมเริ่มต้น

5 การกำหนดข้อความและภาพให้เคลื่อนที่แบบกำหนดเอง

นำไปใช้ภาพเคลื่อนไหว
  1.เลือกวัตถุหรือข้อความบนสไลด์ที่คุณต้องการทำให้เคลื่อนไหว
  2.บนแท็บ ภาพเคลื่อนไหว ให้คลิก เพิ่มภาพเคลื่อนไหว และเลือกเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหว

  สิ่งสำคัญ: เพื่อให้แน่ใจว่า ภาพเคลื่อนไหวเล่นเมื่อคุณนำเสนอสไลด์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อคุณไปยังสไลด์ >ตั้งค่าการนำเสนอสไลด์ ให้ล้างกล่องแสดง โดยไม่มีภาพเคลื่อนไหว ถ้ามีเลือกกล่องนี้ ภาพเคลื่อนไหวจะแสดงเมื่อคุณแสดงตัวอย่างการนำเสนอสไลด์ของคุณ แต่ไม่ได้เมื่อคุณสร้างงานนำเสนอ
  หมายเหตุ: เมื่อต้องการนำเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวเพิ่มเติมไปใช้กับวัตถุเดิม ให้ดูที่ นำเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวหลายรายการไปใช้กับวัตถุเดียว หรือถ้าต้องการเพิ่มเส้นทางการเคลื่อนไหว ให้ดูที่ เพิ่มเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวของเส้นทางการเคลื่อนไหว
  เอฟเฟ็กต์บางเข้าและออก (เช่นพลิก ดร และ Whip) และเอฟเฟ็กต์บางเน้น (เช่นระบายสีและคลื่น) จะพร้อมใช้งานสำหรับวัตถุที่ประกอบด้วยข้อความเท่านั้น ถ้าคุณต้องการนำเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวที่ไม่พร้อมใช้งานด้วยเหตุผลนี้ ลองเพิ่มช่องว่างภายในของวัตถุ

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำให้ข้อความและวัตถุเคลื่อนไหว
มีเอฟเฟ็กต์ภาพเคลื่อนไหวอยู่ 4 ประเภทด้วยกัน ได้แก่
  1.เอฟเฟ็กต์ เข้า จะทำให้วัตถุค่อยๆ ปรากฏในโฟกัส หรือลอยเข้ามาจากขอบด้านใดด้านหนึ่งของสไลด์ หรือเด้งเข้ามาก็ได้
  2.เอฟเฟ็กต์ ออก จะรวมถึงการทำให้วัตถุลอยออกไปจากสไลด์ หายไปจากมุมมอง หรือหมุนตัวออกไปจากสไลด์
  3.เอฟเฟ็กต์ เน้น จะทำให้วัตถุลดหรือเพิ่มขนาด เปลี่ยนสี หรือหมุนรอบตัวเอง
  4.คุณสามารถใช้ เส้นทางการเคลื่อนไหว เพื่อเลื่อนวัตถุขึ้นหรือลง ไปทางซ้ายหรือขวา หรือเป็นรูปดาวหรือวงกลม (หรือเอฟเฟ็กต์แบบอื่นๆ ได้) คุณยังสามารถวาดเส้นทางการเคลื่อนไหวด้วยตนเองได้ด้วย

  คุณสามารถใช้ภาพเคลื่อนไหวแบบเดี่ยวๆ หรือจะผสมผสานเอฟเฟ็กต์หลายๆ อย่างเข้าด้วยกันก็ได้ ตัวอย่างเช่น ทำให้ข้อความบรรทัดหนึ่งลอยเข้ามาพร้อมกับมีขนาดใหญ่ขึ้นโดยใช้เอฟเฟ็กต์เข้า ลอยเข้า และเอฟเฟ็กต์เน้น เพิ่ม/ลด คลิก เพิ่มภาพเคลื่อนไหว เพื่อเพิ่มเอฟเฟ็กต์ แล้วใช้บานหน้าต่างภาพเคลื่อนไหวเพื่อตั้งค่าเอฟเฟ็กต์เน้นให้เกิดขึ้น กับก่อนหน้านี้

6 การกำหนดเวลาในการฉายสไลด์
  1. เลือกที่ตัวเลือกพิเศษ (Effect Options)

  2. ปรากฎหน้าต่างการทำงาน เลือกที่แถบการกำหนดเวลา (Timing)
  3. เมื่อกำหนดตามต้องการแล้วกด OK

บทที่11 การประยุกต์ใช้โปรแกรมการนำเสนอผลงานและการผลิตสื่อผสมด้วยโปรแกรม Microsoft PowerPoint

 1 ความรู้พื้นฐานโปรแกรม Microsoft PowerPoint
 โปรแกรม Microsoft PowerPoint เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการน าเสนอผลงานที่
หลากหลายรูปแบบ ไม่ว่าจะเป็นการน าเสนอผลงานทางธุรกิจ การน าเสนอผลงาน
ทางการศึกษา ตลอดจนการน าเสนออัลบั้มภาพส่วนตัวต่าง ๆ
  โปรแกรม Microsoft PowerPoint นั้นจะมีจุดเด่นตรงที่สามารถใส่ภาพ เสียง
ตลอดจนภาพเคลื่อนไหว ลงในสไลด์โชว์ได้อย่างสะดวก และรวดเร็ว ท าให้ได้รับความ
นิยมมาโดยตลอด
2 ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft PowerPoint
  เมื่อเข้าสู่โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 จะปรากฎส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม ดังนี้

  1. แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นส่วนที่รวบรวมคำสั่งที่ใช้งานบ่อย ๆ เพื่อให้เรียกใช้งานได้ทันที
  2. ปุ่มควบคุมหน้าต่างโปรแกรม (Program Window Control) เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมการย่อ ขยายและปิดหน้าต่างของโปรแกรม
  3. ปุ่มไฟล์ (FILE) เป็นส่วนที่รวบรวมคำสั่งในการจัดการกับไฟล์ เช่น การสร้างงานนำเสนอใหม่ (New) การเปิด (Open) การบันทึก (Save) เป็นต้น
  4. แถบริบบอน (Ribbon) เป็นส่วนที่รวบรวมเครื่องมือการใช้งานของโปรแกรม เช่น แท็บ HOME, INSERT, DESIGN, TRANSITIONS, ANIMATIONS, SLIDE SHOW, REVIEW และ VIEW
  5. แถบนำทาง (Navigation Page) เป็นส่วนที่ใช้แสดงสไลด์ขนาดย่อ เพื่อจัดการกับสไลด์ เช่น การแทรก การลบ การย้ายสไลด์ เป็นต้น
  6. แถบเลื่อน (Scroll Bar) เป็นส่วนที่ใช้สำหรับเลื่อนหน้าจอไปยังสไลด์อื่น ๆ
  7. พื้นที่สไลด์ (Slide Pane) เป็นส่วนสำหรับอออกแบบและแสดงรายละเอียดของสไลด์
  8. หมายเลขสไลด์ (Slide Number) เป็นส่วนที่ใช้บอกว่าเรากำลังอยู่ในสไลด์จำนวนสไลด์ทั้งหมด
  9. ภาษา (Language) เป็นส่วนที่ใช้บอกสถานะของการใช้ภาษา
  10. ปุ่มมุมมอง (View) เป็นส่วนสำหรับเปลี่ยนมุมมองการทำงานของสไลด์
  11. ปุ่มเลื่อนย่อ-ขยาย (Zoom Controls) เป็นส่วนสำหรับย่อ-ขยายหน้าจอของโปรแกรม

3 หลักการออกแบบงานนำเสนอกับการจัดการข้อมูลลงบนสไลด์
สร้างและจัดรูปแบบตารางใน PowerPoint
  1.เลือกสไลด์ที่คุณต้องการเพิ่มตาราง
  2.บนแท็บ แทรก ให้เลือก ตาราง

  3.ในกล่องโต้ตอบ แทรกตาราง ให้เลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้
        -ใช้เมาส์เพื่อเลือกจำนวนแถวและคอลัมน์ที่คุณต้องการ
        -เลือก แทรกตาราง แล้วใส่จำนวนในรายการ จำนวนคอลัมน์ และ จำนวนแถว

  4.เมื่อต้องการเพิ่มข้อความลงในเซลล์ตาราง ให้คลิกเซลล์ แล้วใส่ข้อความลงไป หลังจากคุณใส่ข้อความเสร็จแล้ว ให้คลิกภายนอกตาราง

4 การเลือกมุมมองการนำเสนอผลงาน
  คุณสามารถดูสไลด์ PowerPoint ในรูปแบบที่หลากหลายขึ้นอยู่กับงานที่กำลังทำอยู่ มุมมองบางชนิดจะมีประโยชน์เมื่อคุณนำเสนองานของคุณ
  คุณสามารถค้นหาตัวเลือกต่างๆ ของมุมมอง PowerPoint บนแท็บ มุมมอง ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง

 
  คุณยังสามารถค้นหามุมมองที่ใช้บ่อยได้ง่ายบนแถบงานที่ด้านล่างขวาของหน้าต่างสไลด์ ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง

มุมมองสำหรับการสร้างงานนำเสนอของคุณ
มุมมองปกติ
  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ปกติ ได้จากแถบงาน ด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbon
  มุมมอง ปกติ คือที่ที่คุณจะใช้สร้างสไลด์มากที่สุด ที่ด้านล่าง ในมุมมอง ปกติ จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทางด้านซ้าย หน้าต่างขนาดใหญ่จะแสดงสไลด์ปัจจุบัน และส่วนด้านล่างสไลด์ปัจจุบันคือที่ที่คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของผู้บรรยายสำหรับสไลด์นั้นได้

มุมมองตัวเรียงลำดับสไลด์
  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ ได้จากแถบงานด้านล่างหน้าต่างสไลด์ หรือจากแท็บ มุมมอง บน Ribbon
  มุมมอง ตัวเรียงลำดับสไลด์ (ด้านล่าง) จะแสดงรูปขนาดย่อของสไลด์ทั้งหมดในงานนำเสนอของคุณตามลำดับในแนวนอน มุมมองการนำเสนอสไลด์จะเป็นประโยชน์ ถ้าคุณต้องการจัดระเบียบสไลด์ของคุณ สิ่งที่คุณต้องทำก็เพียงแค่คลิกและลากสไลด์ไปยังตำแหน่งใหม่เท่านั้น คุณยังสามารถเพิ่มส่วนเพื่อจัดระเบียบสไลด์ของคุณเป็นกลุ่มที่สอดคล้องกันได้

  สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับส่วน ให้ดูที่ ใช้ส่วนเพื่อจัดระเบียบสไลด์เป็นกลุ่ม

มุมมอง หน้าบันทึกย่อ
  คุณสามารถแสดงหรือซ่อนบันทึกย่อของผู้บรรยายด้วยปุ่ม บันทึกย่อที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์ หรือคุณสามารถสลับไปใช้มุมมอง หน้าบันทึกย่อ จากแท็บ มุมมอง บน Ribbon
  บานหน้าต่าง บันทึกย่อ จะอยู่ใต้บานหน้าต่างสไลด์ คุณสามารถพิมพ์บันทึกย่อของคุณหรือรวมบันทึกย่อไว้ในงานนำเสนอที่คุณส่งให้กับผู้ชม หรือใช้สำหรับตัวคุณเองในขณะที่คุณกำลังนำเสนอ

  สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบันทึกย่อ ให้ดูที่ เพิ่มบันทึกย่อของผู้บรรยายลงในสไลด์ของคุณ

มุมมองเค้าร่าง
  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง เค้าร่าง ได้จากแท็บ มุมมอง บน Ribbon ใช้มุมมอง เค้าร่าง เพื่อสร้างเค้าร่างหรือสตอรี่บอร์ดสำหรับงานนำเสนอของคุณ ซึ่งจะแสดงเฉพาะข้อความบนสไลด์เท่านั้น

มุมมองต้นแบบ
  เพื่อเข้าสู่มุมมองต้นแบบ บนแท็บ มุมมอง ในกลุ่ม มุมมองต้นแบบ ให้เลือกมุมมองต้นแบบที่คุณต้องการ
  มุมมอง ต้นแบบ ประกอบด้วย สไลด์, เอกสารประกอบคำบรรยาย และ บันทึกย่อ ประโยชน์ข้อสำคัญในการทำงานด้วยมุมมองต้นแบบ คือ คุณสามารถเลือกสไตล์ต่างๆ ได้หลากหลายในการใช้กับสไลด์แต่ละสไลด์ แต่ละหน้าของบันทึกย่อ หรือกับเอกสารประกอบการบรรยายงานนำเสนอของคุณ

มุมมองสำหรับการนำเสนองานและการดูงานนำเสนอ
มุมมองการนำเสนอสไลด์
  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การนำเสนอสไลด์ ได้จากแถบงานที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์
  ใช้มุมมองการนำเสนอสไลด์เพื่อเสนองานนำเสนอของคุณต่อผู้ชมของคุณ มุมองการนำเสนอสไลด์จะปรากฏเต็มหน้าจอคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นมุมมองที่เหมือนงานนำเสนอจริงบนจอใหญ่ที่ผู้ชมของคุณจะได้เห็น

มุมมองผู้นำเสนอ
  เพื่อเข้าสู่มุมมอง ผู้นำเสนอ ในมุมมอง การนำเสนอสไลด์ ในมุมซ้ายล่างของหน้าจอจากนั้นคลิก แสดงมุมมองของผู้นำเสนอ (ตามที่แสดงไว้ด้านล่าง)
  ใช้มุมมอง ผู้นำเสนอ เพื่อดูบันทึกย่อขณะนำเสนองานของคุณ ในมุมมอง ผู้นำเสนอ ผู้ชมจะไม่สามารถมองเห็นบันทึกย่อได้

  สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้มุมมองผู้นำเสนอ ให้ดูที่ ดูบันทึกย่อผู้บรรยายขณะที่คุณนำเสนอสไลด์ของคุณ

มุมมองการอ่าน
  คุณสามารถเข้าสู่มุมมอง การอ่าน ได้จากแถบงานที่ด้านล่างของหน้าต่างสไลด์
  ผู้รีวิวงานนำเสนอ PowerPoint โดยไม่มีผู้นำเสนอมักต้องการใช้มุมมองการอ่าน ซึ่งจะแสดงงานนำเสนอแบบเต็มจอเหมือนมุมมองการนำเสนอ และจะรวมการควบคุมพื้นฐาน ที่ช่วยให้สามารถพลิกดูสไลด์ได้โดยง่าย

5 ขั้นตอนการสร้างผลงานด้วยตนเอง
  เมื่อต้องการเข้าสู่การใช้งานของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 เพื่อเปิดใช้งาน มีขั้นตอนดังนี้
  1. คลิกที่ปุ่ม Start
  2. คลิกที่ All Programs

  3. คลิกที่ Microsoft Office 2013
  4. คลิกที่ PowerPoint 2013

  5. เลือกรูปแบบของแผ่นสไลด์ (จากรูปเลือกเป็นแผ่นสไลด์เปล่า) ก่อนจะเข้าสู่การใช้งานโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013

บทที่10 การสร้างรายงานโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลและการดูแลฐานข้อมูล

1 การสร้างและบันทึกรายงาน
สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลใหม่
  1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก ใหม่
  2.ในกล่อง ชื่อไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์สำหรับฐานข้อมูลใหม่
  3.เมื่อต้องการเรียกดูตำแหน่งที่ตั้งอื่นเพื่อบันทึกฐานข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์
  4.คลิก สร้าง
  ฐานข้อมูลใหม่จะเปิดขึ้น และตารางใหม่ที่ชื่อว่า Table1 จะถูกสร้างขึ้นและเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล

สร้างตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่
  1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก เปิด
  2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกฐานข้อมูลที่ต้องการเปิด แล้วคลิก เปิด
  3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก ตาราง

  ตารางใหม่จะถูกแทรกลงในฐานข้อมูล และตารางจะเปิดขึ้นในมุมมองแผ่นข้อมูล

ใช้เทมเพลตตารางเพื่อสร้างตาราง
  เทมเพลตตารางคือตารางเปล่าที่คุณสามารถเริ่มใช้ตามที่เป็นอยู่หรือปรับเปลี่ยนให้ตรงกับความต้องการของคุณก็ได้ Office Access 2007 มาพร้อมกับเทมเพลตตารางต่อไปนี้ ซึ่งได้รับการออกแบบมาให้เข้ากันได้กับรายการ Windows SharePoint Services 3.0 ที่มีชื่อเดียวกัน:
  ที่ติดต่อ    ตารางสำหรับการจัดการข้อมูลที่ติดต่อทางธุรกิจ ซึ่งรวมถึงที่อยู่อีเมล URL ของเว็บเพจ และสิ่งที่แนบมา เช่น สัญญาการให้บริการและรูปภาพ
  งาน    ตารางสำหรับการติดตามงาน ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา
  ปัญหา    ตารางสำหรับการติดตามปัญหา ซึ่งรวมเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมาและเขตข้อมูล Memo แบบผนวกเท่านั้น ซึ่งจะเก็บประวัติของค่าเขตข้อมูลเก่า
  เหตุการณ์    ตารางสำหรับการจัดการเหตุการณ์ ซึ่งรวมเขตข้อมูล Memo แบบ Rich Text และเขตข้อมูลของสิ่งที่แนบมา
สินทรัพย์    ตารางสำหรับการจัดการสินทรัพย์ทางธุรกิจ ซึ่งรวมเขตข้อมูลสกุลเงินสองเขตเพื่อให้คุณสามารถติดตามค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ได้
 หลังจากที่คุณสร้างตารางโดยใช้เทมเพลตตาราง คุณอาจต้องการเพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือเขตข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่คุณสามารถเพิ่มลงในตารางใดก็ได้ในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ให้ดูในส่วน เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล ซึ่งจะพบต่อไปในบทความนี้

สร้างตารางใหม่โดยใช้เทมเพลตตาราง
  1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office  แล้วคลิก เปิด
  2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการสร้างตาราง
  3.บนแท็บ สร้าง ในกลุ่ม ตาราง ให้คลิก เทมเพลตตาราง แล้วเลือกหนึ่งเทมเพลตที่พร้อมใช้งานจากรายการ

  ตารางใหม่จะถูกแทรกโดยยึดตามเทมเพลตตารางที่คุณเลือก

บันทึกตาราง
  หลังจากที่คุณสร้างหรือปรับเปลี่ยนตาราง คุณควรบันทึกการออกแบบของตารางนั้นไว้ เมื่อคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ใส่ชื่อที่อธิบายถึงรายละเอียดของตาราง คุณสามารถใช้ตัวอักษรและตัวเลขได้ถึง 64 ตัว รวมทั้งช่องว่างด้วย ตัวอย่างเช่น คุณอาจตั้งชื่อตารางว่า ลูกค้า ชิ้นส่วน สินค้าคงคลัง หรือผลิตภัณฑ์
  1.คลิก ปุ่ม Microsoft Office รูปปุ่ม แล้วคลิก บันทึก หรือกด CTRL+S
  2.ถ้าคุณบันทึกตารางเป็นครั้งแรก ให้ตั้งชื่อตารางนั้น แล้วคลิก ตกลง

2 ตัวช่วยสร้างรายงาน
  เครื่องมือรายงานแสดงวิธีเร็วที่สุดสำหรับคุณสามารถสร้างรายงาน เนื่องจากนั้นสร้างรายงานในทันทีโดยไม่ต้องพร้อมท์ให้คุณสำหรับข้อมูล รายงานแสดงเขตข้อมูลทั้งหมดจากตารางหรือแบบสอบถาม เครื่องมือรายงานไม่สามารถสร้างผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย สวยงามที่คุณต้องการแก้ไข แต่จะเป็นประโยชน์มากมายค่อนข้างเป็นวิธีการดูข้อมูลพื้นฐานอย่างรวดเร็ว แล้วคุณสามารถบันทึกรายงาน และปรับเปลี่ยนในมุมมองเค้าโครงหรือมุมมองออกแบบเพื่อที่จะทำหน้าที่วัตถุประสงค์ของคุณได้ดียิ่งขึ้น
  1.ในบานหน้าต่างนำทาง คลิกตารางหรือคิวรีที่คุณต้องการพื้นฐานของรายงาน
  2.บนแท็บสร้าง ในกลุ่มรายงาน คลิกรายงาน Access สร้างรายงาน และแสดงในมุมมองเค้าโครง
  3.สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการดู และพิมพ์รายงานของคุณ ดูส่วนมุมมอง พิมพ์ หรือส่งออกรายงานเป็นข้อความอีเมล
  หลังจากการดูรายงาน คุณสามารถบันทึก และปิดทั้งรายงาน และตาราง หรือแบบสอบถามที่คุณใช้เป็นแหล่งระเบียนแล้ว ในครั้งถัดไปที่คุณเปิดรายงาน Access จะแสดงข้อมูลล่าสุดจากแหล่งระเบียนของคุณ

3 รายงานอัตโนมัติแบบเรียงเป็นแนว
1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน
2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ทำ Report
3. จากนั้นคลิกที่ปุ่มรายงาน สักครู่หนึ่ง Access จะสร้างรายงาน และแสดงให้ดูในวินโดว์ Print Preview
ในจังหวะนี้คุณสามารถสั่งให้บันทึก , พิมพ์ หรือปิดรายงานนี้ได้ หรือจะเปลี่ยนกลับมายัง มุมมอง Design เพื่อแก้ไขก็ได้
 การแสดง Report ที่สร้างจาก Auto Report: Tabular Wizard
  เป็นเครื่องมือช่วยสร้างรีพอร์ตที่มีรูปแบบซับซ้อนขึ้น และตรงกับความต้องการมากกว่าการสร้างด้วย Auto Report คุณสามารถเลือกฟิลด์ข้อมูลที่จะน ามาใช้ ในรีพอร์ต และกำหนดรูปแบบพื้นหลังรวมทั้งตัวอักษร ได้ โดยนำเทเบิล หรือ Query หรือทั้งเทเบิล และ Query มาใช้เป็นแหล่งข้อมูลของรีพอร์ตได้มากกว่า 1 แหล่ง (ในขณะที่ Auto Report จะกำหนดแหล่งข้อมูลได้เพียง
 1 เทเบิล หรือ 1Query เท่านั้น ) โดยวิธีการสร้าง สามารถทำได้โดย
1. คลิกเมาส์ในส่วนของ Ribbon สร้าง เลือกในกลุ่มของ รายงาน เลือกตัวช่วยสร้างรายงาน
2. คลิกปุ่มลูกศรเพื่อเลือก Table หรือ Query ที่ต้องการใช้ท า Report
3. น าเมาส์คลิกที่ปุ่ม จากนั้นจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานขึ้นมาให้เรา เลือกกำหนดในส่วนของเขตข้อมูลจากตารางที่เลือก และสามารถเพิ่มเติมในส่วนของตารางอื่น หรือ Query อื่นเข้ามาในส่วนของการเลือกเขตข้อมูลได้ เลือกตาราง หรือ Query ที่จะ นำข้อมูลมาท ารายงาน 112
4. หลังจากที่เลือกเขตข้อมูลเรียบร้อยแล้วจะปรากฏกรอบตัวช่วยสร้างรายงานให้เราเลือกรูปแบบ การแสดงข้อมูล โดยหากเรามีตารางมากกว่า 1 ตาราง เราสามารถเลือกรูปแบบการแสดงของ ข้อมูลตามลำดับของตารางใดตารางหนึ่งเป็นหลักได้
5. เราสามารถเลือกก าหนดให้แสดงผลรายงาน ในรูปแบบการแบ่งเป็นกลุ่มตามเงื่อนไขที่กำหนด ได้ โดยเลือกจากรายการทางด้านซ้าย แล้วคลิกที่ปุ่ม เพื่อเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการแบ่งกลุ่ม เลือกตารางที่ต้องการให้ แสดงข้อมูลตามลำดับของ ตารางใดให้เป็นตารางหลัก ของการแสดงข้อมูล เลือกเขตข้อมูลที่ ต้องการจากนั้น คลิกที่ปุ่ม 113
6. โปรแกรมจะให้เราก าหนดการจัดเรียงลำดับ โดยให้เราเลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียงลำดับ ตามต้องการ และสามารถเลือกรูปแบบการจัดเรียง จากน้อยไปหามาก หรือเลือกการจัดเรียงจาก มากไปหาน้อย
7. โปรแกรมจะให้เราเลือกกำหนดการจัดวางเค้าโครงของรายงานโดยโปรแกรมจะแสดงภาพ ตัวอย่างทางด้านซ้ายมือ และกำหนดให้เราเลือกการวางแนวของเอกสารว่าจะให้วางแนว ลักษณะใด เลือกเขตข้อมูลที่ต้องการจัดเรียง เลือกรูปแบบการจัดเรียง หรือ เลือกการวางเค้าโครง เลือกการวางแนวเอกสาร 114
8. โปรแกรมจะให้เราเลือกลักษณะที่ต้องการให้แสดง โดยจะแสดงลักษณะตัวอย่างทางด้าน ซ้ายมือ
9. โปรแกรมจะให้ก าหนดชื่อรายงาน จากนั้นคลิกที่ปุ่มเสร็จ

4 รายงานอัตโนมัติแบบตาราง
  ตารางเป็นวัตถุฐานข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เช่น พนักงาน หรือผลิตภัณฑ์ ตารางประกอบด้วยระเบียนและเขตข้อมูล แต่ละระเบียนจะมีข้อมูลเกี่ยวกับหนึ่งอินสแตนซ์ของชื่อเรื่องตาราง เช่น พนักงานรายใดรายหนึ่ง ระเบียนมักเรียกว่า แถวหรืออินสแตนซ์ แต่ละเขตข้อมูลจะมีข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบของชื่อเรื่องตาราง เช่น ชื่อ หรือที่อยู่อีเมล หนึ่งรูปแบบ เขตข้อมูลมักเรียกว่า คอลัมน์หรือแอตทริบิวต์
  เขตข้อมูลประกอบด้วยค่าเขตข้อมูล เช่น Contoso, Ltd. หรือ someone@example.com ค่าเขตข้อมูลมักเรียกว่า fact

1. ระเบียน
2. เขตข้อมูล
3. ค่าเขตข้อมูล
  ฐานข้อมูลสามารถมีตารางได้หลายตาราง ซึ่งแต่ละตารางจะเก็บข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละตารางจะมีหลายเขตข้อมูลซึ่งประกอบด้วยข้อมูลชนิดต่างๆ เช่น ข้อความ ตัวเลข วันที่ และไฮเปอร์ลิงก์
  
คุณสมบัติของตารางและคุณสมบัติของเขตข้อมูล
  ตารางและเขตข้อมูลจะมีคุณสมบัติที่คุณสามารถตั้งค่าเพื่อควบคุมฟีเจอร์หรือลักษณะการทำงานของตารางและเขตข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย

ตารางจะเปิดอยู่ในมุมมองออกแบบ
1. คุณสมบัติของตาราง
2. คุณสมบัติของเขตข้อมูล
  ในฐานข้อมูล Access คุณสมบัติของตารางจะเป็นแอตทริบิวต์ของตารางที่มีผลต่อลักษณะที่ปรากฏหรือลักษณะการทำงานของตารางทั้งหมด คุณสมบัติของตารางจะถูกตั้งค่าในแผ่นคุณสมบัติของตารางในมุมมองออกแบบ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่าคุณสมบัติ มุมมองเริ่มต้น ของตาราง เพื่อระบุวิธีแสดงตารางตามค่าเริ่มต้น
  คุณสมบัติของเขตข้อมูลจะนำไปใช้กับเขตข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงในตาราง และกำหนดหนึ่งฟีเจอร์ของเขตข้อมูลหรือรูปแบบของลักษณะการทำงานของเขตข้อมูล คุณสามารถตั้งค่าบางคุณสมบัติของเขตข้อมูลใน มุมมองแผ่นข้อมูล คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติของเขตข้อมูลในมุมมองออกแบบได้โดยใช้บานหน้าต่าง คุณสมบัติของเขตข้อมูล

5 การสร้างปุ่มคำสั่งในฟอร์ม
  การสร้าง Form เปล่า เราสามารถสร้างและออกแบบหน้าจอได้ด้วยตัวเราเอง และสามารถกำหนดหน้า Form ได้ทำอะไรก็ได้ตามต้องการ
1. ไปที่ Tab Create ----> Blank Form(ฟอร์ม เปล่า)

  2. เมื่อเลือกเสร็จแล้วจะเป็นหน้าจอเปล่าๆ ที่เป็น Form ซึ่งเราสามารถสร้างเครื่องมือหรือ ปุ่มต่างๆตามที่โปรแกรมให้ บน Tool box แถบด้านบน 

3. ลองให้ Form เรียก Form กรอกข้อมูลขึ้นมา โดยเริ่มที่การเลือกปุ่มเพื่อให้ปุ่มเรียกหน้า Form อื่นขึ้นมา

  4.หน้าต่างตัวช่วยสร้าง ปุ่ม Command Button Wizard ให้นักเรียนเลือก Form Operation --> Open Form เพื่อให้ปุ่มนั้นเปิด Form ที่ต้องการ

 5. เลือก Form ที่ต้องการ เพื่อให้ปุ่มเราเรียกหน้าจอนั้นขึ้นมา

6 การดูแลฐานข้อมูล
  ในฐานข้อมูลจะต้องมีการควบคุมดูแลการทำงาน ตลอดจนการควบคุมความปลอดภัยของข้อมูล ฐานข้อมูล ในบทนี้จึงจะได้กล่าวถึงการควบคุมการใช้ระบบฐานข้อมูล ทั้งในแง่ความปลอดภัยและความบูรณภาพของข้อมูล
การควบคุมการใช้ระบบฐานข้อมูล
  ในการควบคุมการใช้ระบบข้อมูล จะพิจารณาในเรื่องของ การบำรุงรักษาระบบ และการป้องกันข้อมูลในระบบ ดังนี้
1.การบำรุงรักษาระบบ ได้แก่
   1.1การควบคุมการใช้งาน เพื่อให้การใช้งานในระบบเป็นไปอย่างมี ประสิทธิภาพเช่น การตรวจเช็คขนาดของแฟ้มข้อมูลต่างๆ กับขนาดเนื้อที่ของสื่อบันทึกข้อมูลที่มีใช้อยู่ อัตราการอ่าน/บันทึกข้อมูลในสื่อบันทึก ทั้งนี้เพื่อให้การจัดการข้อมูลในระบบมีประสิทธิภาพ และสามารถรองรับการขยายของฐานข้อมูลต่อไปได้
  1.2การปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงการใช้งานในระบบ เพื่อปรับปรุงการทำงานของ ระบบไปตามที่ผู้ใช้ต้องการ โดยใช้เทคโนโลยีหรือวิธีที่เหมาะสม เช่น อาจต้องเพิ่มเติมอุปกรณ์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
  1.3การวางแผน เพื่อจัดให้ระบบมีความเหมาะสมกับการใช้งาน และการขยายตัวของ หน่วยงานในอนาคต
2.การป้องกันข้อมูล ได้แก่
  2.1การป้องกันการเรียกใช้ข้อมูลที่เป็นความลับ เช่น ข้อมูลที่เกี่ยวกับตัวเลขจำนวนเงิน เป็นต้น
  2.2 การป้องกันการทำลายข้อมูล โดยการแก้ไขหรือลบข้อมูลที่จำเป็นต่อการใช้งาน
  2.3 การป้องกันความผิดพลาดของระบบ ระบบที่ทำงานผิดพลาดก็มีส่วนทำให้ระบบ ฐานข้อมูลเกิดข้อผิดพลาด ข้อมูลเสียหายได้

 ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Security)
  การจัดระบบความปลอดภัยของข้อมูล จึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะช่วยป้องกันทั้งผู้ใช้ภายในและภายนอกหน่วยงาน มิให้มาทำลายข้อมูลในระบบ อาจจะโดยตั้งใจหรือไม่เจตนาก็ตาม จะมีวิธีการป้องกันข้อมูล ด้วยวิธีต่างๆ กันไก้แก่
  1. การป้องกันทางกายภาพ ได้แก่ การจัดเก็บรักษาสื่อที่ใช้ในการเก็บข้อมูลต่างๆ ด้วยวิธีการ ด้วยวิธีเหมาะสม
.  2. การป้องกันการเข้าถึงข้อมูล ได้แก่ การควบคุมค่าข้อมูลใดที่เป็นความลับ จะต้องจัดวีการ ตรวจสอบ เมื่อมีการเรียกใช้ข้อมูลนั้นๆ
  3.การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลแก่ผู้ใช้ ทั้งนี้ผู้บริหารฐานข้อมูลจะเป็นผู้ระบุสิทธิการใช้ข้อมูล ซึ่งแบ่งได้เป็น
      3.1การกำหนดบัญชีผู้ใช้ (User Account) และตั้งรหัสผ่าน (Password) ซึ่งผู้บริหาร ฐานข้อมูลจะเป็นผู้กำหนดขึ้นมาให้กับผู้ใช้แต่ละคน จึงเป็นการป้องกันการขโมยใช้บัญชีอื่น
     3.2การให้สิทธิ์และยกเลิกสิทธิของผู้ใช้ ด้วยคำสั่งในภาษา SQL คือ การที่ผู้บริหาร ฐานข้อมูลมีอำนาจในการให้สิทธิ หรือยกเลิกของผู้ใช้ ในการใช้ข้อมูลในตาราง ด้วยการใช้คำสั่ง GRANT และ REVOKE ในภาษา SQL ซึ่งสามารถอธิบายรายละเอียดได้ ดังนี้

ความบูรณภาพของข้อมูล (Data Integrity)
  ความบูรณภาพของข้อมูล คือ การควบคุมความถูกต้องของข้อมูลไม่ว่าจะกระทำการใดๆ กับข้อมูลในระบบก็ตาม ผลลัพธ์ที่ได้จะต้องถูกต้องตามข้อกำหนดที่ระบบไว้เสมอ ในการกำหนดความบูรณภาพของข้อมูล สามารถสรุปได้ ดังนี้
  1.ความบูรณภาพของเค้าร่างฐานข้อมูล เป็นข้อจำกัดเกี่ยวกับโครงสร้างของข้อมูล ได้แก่ คีย์ ต่างๆ, ประเภทของข้อมูล, การกำหนดโดเมน (Domain) หรือขอบเขตของข้อมูลในแต่ละแอททริบิวต์ ตลอดจนความสัมพันธ์ระหว่างรีเลชัน เป็นต้น
  2.ความบูรณภาพของการอ้างอิง ระหว่างคีย์นอกของรีเลชันหนึ่งกับคีย์หลักในอีกรีเลชันหนึ่ง
  3.ความบูรณภาพของการขึ้นต่อกัน ถ้าในระบบได้ออกแบบให้ชื่อนักศึกษา ขึ้นกับรหัส ประจำตัวนักศึกษาแล้ว จะไม่สามารถมีนักศึกษาคนใดที่มีรหัสประจำตัวซ้ำกันได้เป็นต้น

บทที่9 การประยุกต์ใช้โปรแกรมจัดการฐานข้อมูลด้วยโปรแกรม Microsoft Access

1 ความหมายและส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Access
  ฐานข้อมูลคือเครื่องมือที่ใช้รวมรวมและจัดระเบียบข้อมูล ฐานข้อมูลสามารถเก็บข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล ผลิตภัณฑ์ คำสั่งต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นสิ่งใดก็ตาม ฐานข้อมูลจำนวนมากเริ่มต้นโดยเป็นรายการในโปรแกรมประมวลผลคำหรือสเปรดชีต เมื่อรายการมีขนาดใหญ่ขึ้น ก็จะเริ่มมีคำซ้ำหรือข้อมูลที่ไม่สม่ำเสมอเกิดขึ้น เมื่อข้อมูลอยู่ในรูปแบบรายการ จะทำให้เข้าใจได้ยากขึ้น และมีวิธีการค้นหาหรือดึงเซตย่อยของข้อมูลเพื่อนำมาตรวจสอบน้อย เมื่อเริ่มเกิดปัญหาเหล่านี้ การโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยระบบจัดการฐานข้อมูล (DBMS) เช่น Access ถือเป็นความคิดที่ดี
  ฐานข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์คือภาชนะจัดเก็บวัตถุต่างๆ ฐานข้อมูล 1 รายการอาจมีตารางได้มากกว่า 1 ตาราง ตัวอย่างเช่น ระบบติดตามสินค้าคงคลังที่ใช้ตาราง 3 ตารางไม่ใช่ฐานข้อมูล 3 แห่ง แต่เป็นฐานข้อมูล 1 แห่งที่มีตาราง 3 ตาราง นอกจากว่าฐานข้อมูลถูกออกแบบขึ้นเป็นพิเศษเพื่อให้ใช้ข้อมูลหรือโค้ดจากแหล่งข้อมูลอื่น ฐานข้อมูล Access จะเก็บตารางในฐานข้อมูลเป็นไฟล์เดี่ยว พร้อมด้วยวัตถุอื่นๆ เช่น ฟอร์ม รายงาน แมโคร และมอดูล ฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยใช้รูปแบบ Access 2007 (ซึ่งใช้โดย Access 2016, Access 2013 และ Access 2010) จะมีนามสกุลไฟล์ .accdb ส่วนฐานข้อมูลที่สร้างโดยใช้รูปแบบ Access เวอร์ชันก่อนหน้าจะมีนามสกุลไฟล์ .mdb คุณสามารถใช้ Access 2016 , Access 2013, Access 2010 หรือ Access 2007 เพื่อสร้างไฟล์โดยใช้รูปแบบก่อนหน้าได้ (เช่น Access 2000 และ Access 2002-2003)
  เมื่อใช้ Access คุณสามารถ:
     -เพิ่มข้อมูลใหม่ลงในฐานข้อมูล เช่น รายการใหม่ในสินค้าคงคลัง
     -แก้ไขข้อมูลที่มีอยู่ในฐานข้อมูล เช่น การเปลี่ยนตำแหน่งที่ตั้งปัจจุบันของรายการ
     -ลบข้อมูล ถ้ามีการขายหรือทิ้งรายการนั้น
     -จัดระเบียบและดูข้อมูลด้วยวิธีต่างๆ
     -แชร์ข้อมูลกับคนอื่นๆ ผ่านทางรายงาน ข้อความอีเมล อินทราเน็ต หรืออินเทอร์เน็ต

ส่วนประกอบของฐานข้อมูล Access
ตาราง
 ตารางฐานข้อมูลจะมีลักษณะคล้ายกับสเปรดชีต ซึ่งจะมีแถวและคอลัมน์อยู่ในข้อมูลนั้น ทำให้นำเข้าสเปรดชีตไปยังตารางฐานข้อมูลได้ง่าย ความแตกต่างหลักระหว่างการเก็บข้อมูลไว้ในสเปรดชีตกับการเก็บไว้ในฐานข้อมูลคือวิธีจัดระเบียบข้อมูล
  เพื่อให้เกิดความยืดหยุ่นมากที่สุดในการใช้ฐานข้อมูล คุณต้องจัดเรียงข้อมูลลงในตารางเพื่อไม่ให้มีข้อมูลซ้ำกัน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังเก็บข้อมูลเกี่ยวกับพนักงาน ควรบันทึกชื่อพนักงานแต่ละรายลงในตารางที่สร้างขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลพนักงานเพียงครั้งเดียว ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์จะเก็บไว้ในตารางผลิตภัณฑ์ ส่วนข้อมูลเกี่ยวกับสำนักงานสาขาจะเก็บไว้ในอีกตารางหนึ่ง ขั้นตอนนี้เรียกว่า การนอร์มัลไลซ์
  แต่ละแถวในตารางจะเรียกว่า ระเบียน ระเบียนคือที่ที่เก็บชิ้นส่วนข้อมูลต่างๆ ระเบียนแต่ละรายการประกอบด้วยเขตข้อมูลอย่างน้อย 1 ช่อง เขตข้อมูลจะสอดคล้องกับคอลัมน์ในตาราง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีตารางชื่อ “พนักงาน” ซึ่งในแต่ละระเบียน (แถว) จะมีข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานแต่ละคน และแต่ละเขตข้อมูล (คอลัมน์) จะมีข้อมูลประเภทต่างๆ เช่น ชื่อ นามสกุล ที่อยู่ ฯลฯ เขตข้อมูลต้องกำหนดเป็นชนิดของข้อมูลที่เจาะจง ไม่ว่าจะเป็นข้อความ วันที่หรือเวลา ตัวเลข หรือข้อมูลชนิดอื่นๆ
   อีกวิธีในการอธิบายระเบียนและเขตข้อมูลคือการแสดงภาพบัตรรายการแบบเก่าของไลบรารี บัตรแต่ละใบในตู้จะสัมพันธ์กับระเบียนในฐานข้อมูล ข้อมูลแต่ละชิ้นบนบัตรแต่ละใบ (เช่น ผู้เขียน ชื่อเรื่อง) จะสัมพันธ์กับเขตข้อมูลในฐานข้อมูล

ฟอร์ม
 ฟอร์มจะช่วยให้คุณสร้างส่วนติดต่อผู้ใช้ซึ่งคุณสามารป้อนและแก้ไขข้อมูลได้ ฟอร์มมักจะมีปุ่มคำสั่งและปุ่มควบคุมอื่นๆ ที่ใช้ดำเนินงานต่างๆ คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลโดยไม่ต้องใช้ฟอร์ม เพียงแค่แก้ไขข้อมูลของคุณในแผ่นข้อมูลของตาราง อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้ฐานข้อมูลส่วนใหญ่ชอบใช้ฟอร์มเพื่อดู ป้อน และแก้ไขข้อมูลในตาราง
  คุณสามารถเขียนโปรแกรมปุ่มคำสั่งเพื่อกำหนดว่าข้อมูลใดบ้างที่จะปรากฏบนฟอร์ม เปิดฟอร์มอื่นๆ หรือรายงาน หรือดำเนินงานอื่นๆ ที่หลากหลาย เช่น คุณอาจมีฟอร์มชื่อ “ฟอร์มลูกค้า” ซึ่งคุณใช้จัดการข้อมูลของลูกค้า ฟอร์มลูกค้าอาจมีปุ่มที่ใช้เปิดฟอร์มคำสั่งซื้อ ซึ่งคุณสามารถเปิดคำสั่งซื้อใหม่ของลูกค้ารายนั้น
  ฟอร์มยังช่วยให้คุณควบคุมวิธีที่ผู้ใช้รายอื่นๆ ตอบสนองต่อข้อมูลในฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างฟอร์มที่แสดงเฉพาะเขตข้อมูลบางอย่างและอนุญาตให้ดำเนินงานได้เพียงบางอย่าง การดำเนินการนี้ช่วยปกป้องข้อมูลและรับประกันว่าใส่ข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

รายงาน
 รายงานคือสิ่งที่คุณใช้เพื่อจัดรูปแบบ สรุป และนำเสนอข้อมูล โดยปกติ รายงานจะตอบคำถามที่เจาะจง เช่น “เราได้รับเงินจำนวนเท่าไรจากลูกค้าแต่ละรายในปีนี้” หรือ “ลูกค้าของเราอยู่ในเมืองใดบ้าง” รายงานแต่ละชุดสามารถจัดรูปแบบให้นำเสนอข้อมูลด้วยวิธีที่อ่านได้ง่ายที่สุด
  คุณสามารถเรียกใช้รายงานได้ทุกเมื่อและจะส่งผลต่อข้อมูลปัจจุบันในฐานข้อมูลทุกครั้ง โดยทั่วไปรายงานจะอยู่ในรูปแบบที่พิมพ์ได้ แต่สามารถอ่านบนหน้าจอได้ ส่งออกไปยังโปรแกรมอื่น หรือส่งเป็นสิ่งที่แนบไปกับข้อความอีเมล

คิวรี
คิวรีสามารถทำหน้าที่ต่างๆ ได้มากมายในฐานข้อมูล หน้าที่โดยทั่วไปคือการดึงข้อมูลที่เจาะจงจากตาราง โดยปกติ ข้อมูลที่คุณต้องการดูจะกระจายอยู่ในตารางหลายตาราง คิวรีจะช่วยให้คุณดูข้อมูลดังกล่าวได้ในแผ่นข้อมูลเดียว เนื่องจากคุณไม่ต้องการดูระเบียนทั้งหมดในคราวเดียว คิวรีจะช่วยให้คุณเพิ่มเกณฑ์เพื่อ “กรอง” ข้อมูลให้เป็นเพียงบันทึกที่ต้องการ
  คิวรีบางรายการ “สามารถอัปเดตได้” หมายความว่าคุณสามารถแก้ไขข้อมูลในตารางถัดไปผ่านแผ่นข้อมูลคิวรี ถ้าคุณกำลังดำเนินการคิวรีที่อัปเดตได้ โปรดจำไว้ว่าโดยปกติระบบจะเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณในตาราง ไม่ใช่ในแผ่นข้อมูลคิวรี
  คิวรีมี 2 แบบคือ: คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลและคิวรีแอคชัน คิวรีแบบใช้เลือกข้อมูลจะดึงข้อมูลและเตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับใช้งาน คุณสามารถดูผลลัพธ์ของคิวรีบนหน้าจอ พิมพ์ หรือทำสำเนาไปยังคลิปบอร์ด หรือคุณสามารถใช้การแสดงผลคิวรีเป็นแหล่งระเบียนสำหรับฟอร์มหรือรายงาน
  คิวรีแอคชันดำเนินงานโดยใช้ข้อมูลตามชื่อที่ใช้ คุณสามารถใข้คิวรีแอคชันสร้างตารางใหม่ เพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่ อัปเดตข้อมูล หรือลบข้อมูล

แมโคร
 แมโครใน Access อาจเรียกว่าภาษาโปรแกรมอย่างง่ายซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานลงในฐานข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแนบแมโครลงในปุ่มคำสั่งบนฟอร์มเพื่อให้แมโครทำงานทุกครั้งที่มีการคลิกปุ่ม แมโครจะมีแอคชันที่สามารถทำงานต่างๆ เช่น การเปิดรายงาน เรียกใช้คิวรี หรือปิดฐานข้อมูลได้ การดำเนินการของฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่คุณทำด้วยตนเองสามารถกำหนดให้ทำงานแบบอัตโนมัติโดยใช้แมโคร ดังนั้น แมโครจึงเป็นอุปกรณ์ที่ช่วยประหยัดเวลาที่ดีเยี่ยม

มอดูล
 มอดูลก็เหมือนกับแมโคร เป็นออบเจ็กต์ที่คุณสามารถใช้เพื่อเพิ่มฟังก์ชันการทำงานลงในฐานข้อมูลได้ ขณะที่คุณสร้างแมโครใน Access โดยเลือกจากแมโครแอคชัน คุณสามารถเขียนมอดูลในภาษาโปรแกรม Visual Basic for Applications (VBA) มอดูลคือคอลเลกชันการประกาศ คำสั่ง และกระบวนงานที่ระบบเก็บไว้รวมกันเป็นชุด มอดูลอาจเป็นคลาสมอดูลหรือมอดูลมาตรฐาน คลาสมอดูลจะแนบมากับฟอร์มหรือรายงาน มักจะมีกระบวนงานที่กำหนดไว้กับฟอร์มหรือรายงานที่แนบไปด้วย มอดูลมาตรฐานมีกระบวนงานทั่วไปที่ไม่เชื่อมโยงกับออบเจ็กต์ใดๆ มอดูลมาตรฐานจะแสดงอยู่ในส่วน มอดูล ในบานหน้าต่างนำทาง แต่จะไม่แสดงคลาสมอดูล

2 วิธีการสร้างตารางบนฐานข้อมูล
เทมเพลต Access มีตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงานแบบที่พร้อมให้ใช้งานได้แบบในตัว ตัวเลือกของเทมเพลตคือสิ่งแรกที่คุณจะเห็นเมื่อคุณเริ่ม Access และคุณสามารถค้นหาออนไลน์สำหรับเทมเพลตเพิ่มเติมได้อีกด้วย

  1.ใน Access คลิก ไฟล์ > ใหม่
  2.เลือกเทมเพลตฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อป และใส่ชื่อสำหรับฐานข้อมูลของคุณภายใต้ชื่อไฟล์.(ถ้าคุณไม่เห็นเทมเพลตที่จะทำงานสำหรับคุณ, ใช้การค้นหาเทมเพลตออนไลน์กล่อง)
  3.คุณสามารถใช้ตำแหน่งที่ตั้งเริ่มต้นที่ Access แสดงไว้ด้านล่างกล่อง ชื่อไฟล์ หรือคลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือกตำแหน่งที่ตั้ง
  4.คลิก สร้าง

  ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลต คุณอาจจำเป็นต้องเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน
  ถ้า Access แสดงเป็นเข้าสู่ระบบ กล่องโต้ตอบกับรายการว่างของผู้ใช้:
  1.คลิกผู้ใช้ใหม่
  2.กรอกฟอร์มรายละเอียดผู้ใช้
  3.คลิกบันทึก และปิด
  4.เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งใส่ จากนั้น คลิเข้าสู่ระบบ
     -ถ้า Access แสดงเป็นข้อความเตือนเกี่ยวกับความปลอดภัย ในแถบข้อความ และคุณเชื่อถือแหล่งมาของเทมเพล คลิกเปิดใช้งานเนื้อหา ถ้าฐานข้อมูลจำเป็นต้องใช้การเข้าสู่ระบบ เข้าสู่ระบบอีกครั้ง
สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดูที่ สร้างฐานข้อมูลบนเดสก์ท็อปของ Access จากเทมเพลต

3 การกำหนดและออกแบบเขตข้อมูลสำหรับตาราง
  แสดงมุมมองของข้อมูลสองมุมมองพร้อมกัน ซึ่งได้แก่มุมมองฟอร์ม และมุมมอง แผ่นข้อมูล การใช้ฟอร์มแยกจะทำให้คุณได้รับประโยชน์ของฟอร์มทั้งสองชนิดในรูปของฟอร์มเดียว ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้ส่วนแผ่นข้อมูลของฟอร์มเพื่อหาตำแหน่งระเบียนใดๆ ได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นใช้ส่วนที่เป็นฟอร์มเพื่อดูหรือแก้ไขระเบียนนั้น มุมมองทั้งสองนี้เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลเดียวกันและมีการซิงโครไนซ์อยู่ตลอดเวลา

  เมื่อต้องการสร้างฟอร์มแยกใหม่โดยใช้เครื่องมือ ฟอร์มแยก ให้คลิกตารางหรือคิวรีที่มีข้อมูลในบานหน้าต่างนำทาง แล้วให้คลิก ฟอร์มเพิ่มเติม บนแท็บ สร้าง แล้วคลิก ฟอร์มแยก
  Access จะสร้างฟอร์มและคุณสามารถเปลี่ยนแปลงการออกแบบให้กับฟอร์มนั้นๆ ได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับขนาดของกล่องข้อความเพื่อให้พอดีกับข้อมูลถ้าจำเป็น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงานกับฟอร์มแยก ให้ดูที่บทความการเกี่ยวกับการสร้างฟอร์มแยก

4 การป้อนข้อมูล การเพิ่มและการแก้ไขข้อมูลในตาราง
  คุณสามารถเก็บข้อมูลแต่ละส่วนที่ต้องการติดตามในเขตข้อมูลได้ ตัวอย่างเช่น ในตาราง ที่ติดต่อ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับนามสกุล ชื่อ หมายเลขโทรศัพท์ และที่อยู่ ในตารางผลิตภัณฑ์ คุณสร้างเขตข้อมูลสำหรับชื่อผลิตภัณฑ์ ID ผลิตภัณฑ์ และราคา
  ก่อนสร้างเขตข้อมูล ให้พยายามแยกข้อมูลให้เป็นส่วนเล็กที่สุดที่สามารถใช้ได้ การรวมข้อมูลในภายหลังจะง่ายกว่าการดึงข้อมูลออกจากกัน ตัวอย่างเช่น แทนที่จะสร้างเขตข้อมูลชื่อเต็ม ให้ลองพิจารณาการสร้างเขตข้อมูล นามสกุล และ ชื่อ แยกกัน จากนั้น คุณจะสามารถค้นหาหรือเรียงลำดับตามชื่อ นามสกุล หรือทั้งสองอย่างได้อย่างง่ายดาย ถ้าคุณวางแผนที่จะรายงาน เรียงลำดับ ค้นหา หรือคำนวณรายการของข้อมูล ให้วางรายการนั้นในเขตข้อมูลของตัวเอง สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการออกแบบฐานข้อมูลและการสร้างเขตข้อมูล ให้ดูที่การลิงก์ในส่วน ดูเพิ่มเติม
  หลักจากสร้างเขตข้อมูลแล้ว คุณยังสามารถตั้งค่าคุณสมบัติเขตข้อมูลเพื่อควบคุมลักษณะที่ปรากฏและลักษณะการทำงานได้

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใส่ข้อมูล
  เมื่อสร้างตารางใหม่หรือเปิดตารางที่มีอยู่ในมุมมองแผ่นข้อมูล คุณจะสามารถเพิ่มเขตข้อมูลในตารางโดยใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ของแผ่นข้อมูลได้

  1. ใส่ข้อมูลในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่
     1.สร้างหรือเปิดตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างตาราง ให้ดูที่ส่วน สร้างตารางใหม่
     2.ในคอลัมน์ เพิ่มเขตข้อมูลใหม่ ให้ใส่ชื่อของเขตข้อมูลที่ต้องการสร้าง ใช้ชื่อที่ให้คำอธิบายเพื่อให้สามารถระบุเขตข้อมูลได้ง่ายขึ้น
     3.ใส่ข้อมูลในเขตข้อมูลใหม่

เพิ่มเขตข้อมูลโดยใช้เทมเพลตเขตข้อมูล
  ในบางครั้งก็เป็นเรื่องง่ายที่จะเลือกเขตข้อมูลจากรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่ตรงกับความต้องการของคุณมากกว่าการสร้างเขตข้อมูลด้วยตนเอง คุณสามารถใช้บานหน้าต่างงาน เทมเพลตเขตข้อมูล เพื่อเลือกจากรายการของเทมเพลตเขตข้อมูล เทมเพลตเขตข้อมูล คือชุดของคุณลักษณะและคุณสมบัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งอธิบายเกี่ยวกับเขตข้อมูลนั้น คำจำกัดความของเทมเพลตเขตข้อมูลประกอบด้วย ชื่อเขตข้อมูล ชนิดข้อมูล การตั้งค่าสำหรับคุณสมบัติรูปแบบของเขตข้อมูล และคุณสมบัติอื่นๆ ของเขตข้อมูล
  1.บนแท็บ หน้าแรก ในกลุ่ม มุมมอง ให้คลิก มุมมอง แล้วคลิกที่ มุมมองแผ่นข้อมูล
  2.ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เขตข้อมูลใหม่

  3.เลือกเขตข้อมูลอย่างน้อยหนึ่งเขตข้อมูลในบานหน้าต่าง เทมเพลตเขตข้อมูล แล้วลากไปที่ตารางที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่

เพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่มีอยู่
  ถ้าฐานข้อมูลของคุณมีหลายตาราง คุณสามารถเพิ่มเขตข้อมูลจากหนึ่งในตารางเหล่านั้นไปยังตารางใหม่ของคุณโดยใช้บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล บานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล จะแสดงตารางอื่นๆ ทั้งหมดในฐานข้อมูลของคุณ โดยจะจัดกลุ่มออกเป็นสองประเภท ได้แก่ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางที่สัมพันธ์กัน และ เขตข้อมูลที่มีอยู่ในตารางอื่น ถ้าตารางที่คุณเพิ่มเขตข้อมูลมีความสัมพันธ์กับตารางอื่นๆ เขตข้อมูลของตารางที่เกี่ยวข้องจะแสดงเป็นรายการแรกๆ ในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล

  1.คลิก ปุ่ม Microsoft Officeแล้วคลิก เปิด
  2.ในกล่องโต้ตอบ เปิด ให้เลือกและเปิดฐานข้อมูลที่คุณต้องการทำงาน
  3.ในบานหน้าต่างนำทาง ให้ดับเบิลคลิกที่ตารางที่คุณต้องการเพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่ ตารางจะเปิดในมุมมองแผ่นข้อมูล
  4.ในแท็บ แผ่นข้อมูล ในกลุ่ม เขตข้อมูลและคอลัมน์ ให้คลิก เพิ่มเขตข้อมูลที่มีอยู่

  1.คลิกเครื่องหมายบวก (+) ถัดจากตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล เพื่อแสดงรายการของเขตข้อมูลในตารางนั้น
  2.เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการ แล้วลากไปยังตารางที่คุณต้องการแทรกคอลัมน์ใหม่
  3.ทำตามคำแนะนำในตัวช่วยสร้างการค้นหา
  หลังจากที่คุณได้ดำเนินการขั้นตอนต่างๆ ในตัวช่วยสร้างเสร็จสมบูรณ์แล้ว เขตข้อมูลนั้นจะปรากฏในตารางในมุมมองแผ่นข้อมูล
  เมื่อคุณเพิ่มเขตข้อมูลจากตารางที่ไม่สัมพันธ์กัน จากนั้นดำเนินการตามตัวช่วยสร้างการค้นหาจนเสร็จสมบูรณ์ ความสัมพันธ์ใหม่แบบหนึ่ง-ต่อ-กลุ่มจะถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติระหว่างตารางในบานหน้าต่าง รายการเขตข้อมูล และตารางที่คุณเปิดไว้